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Jochen Lillich hat sich die Mühe gemacht einen wunderbaren Text von Scott H. Young auf Deutsch zu übersetzen: 10 Tips for Staying Productive While Being Scheduled to Death.

Scott unterscheidet als erstes grundlegend zwischen Projekten und Ereignissen, eine recht gute Unterscheidung, denn Ereignisse kann man planen; Projekte hingegen sind meist nur an einem Zeitrahmen gebunden.

Die nachfolgenden 10 Tips möchte ich an dieser Stelle einfach 1:1 von Jochen zitieren:

1. Morgenritual: Früh am Morgen ist oft noch am meisten Zeit. Das ist die Gelegenheit, Projektaufgaben anzupacken und den Rest des Tages zu planen.

1. Aufgabenplanung: Die Lücken im Terminkalender von 15, 20 oder 45 Minuten verplant man am besten im voraus. An einem zerstückelten Tag ist es keine gute Idee, einfach zu tun, was einem in den Sinn kommt. Vorausplanen verhindert, diese Zeit zu vergeuden.

1. Nein sagen: Leicht fällt man in die Falle, zu glauben, dass jedes Ereignis Vorrang hat. Projektarbeit kann oft einen weitreichenderen Einfluss haben als unwichtigen Besprechungen oder anderen Ereignissen beizuwohnen, nur weil andere das erwarten. Der beste Weg, einen fragmentierten Terminkalender zu überstehen, ist, erst gar keinen zuzulassen.

1. Wichtige Arbeit betonen: Trag eine Aufgabenliste für wichtige Projekte mit dir herum, die Endtermine enthält. So erinnerst du dich ständig an die Jobs, die vielleicht ansonsten untergingen.

1. Meide die Versuchung der Prokrastination: Wenn du nur 20 Minuten Platz zwischen Terminen hast, ist es verlockend, die Zeit einfach vorbei gleiten zu lassen. Geh offline, schalte das Telefon und andere Unterbrecher ab, wenn du nur ein paar Minuten Platz hast.

1. Mach die Arbeit nicht zu: Wenn man Arbeit wegen eines Termins ruhen lassen muss, hilft es beim späteren Anknüpfen, wenn du die Fenster, Bücher oder Geräte nicht schließt. Sie erinnern dich bei der Rückkehr an die unterbrochene Arbeit und es kann gleich weiter gehen.

1. Erkläre einen Projektkiller-Tag: Räum einen Tag in der Woche frei, um mit wichtigen Projekten weiterzukommen. Wenn ein ganzer Tag nicht drin ist, versuche es wenigstens mit einem Vormittag. Wenn du keine Zeit für Wichtiges reservierst, wer dann?

1. Kein Multitasking: Aufgaben gleichzeitig zu erledigen ist verlockend, aber ineffizient. Nur wenige Leute beherrschen wirklich mehrere Tätigkeiten gleichzeitig. Anstatt zwei Aufgaben in der Zeit abzuhaken, die eine erfordert, schaffst du am Ende zwei — und zwar schlecht — in der Zeit, in der du vier hättest erledigen können.

1. Sei mobil: Je nach Projekt mag es nicht möglich sein, es mitzunehmen. Aber fast jeder kann ein Buch oder einen Laptop mitnehmen und auch außerhalb des Büros kleine Aufgaben erledigen.

1. Finde deine Sweet Spots: Der “sweet spot” ist das Gebiet auf einem Golf- oder Baseballschläger, auf dem sich die Kraft so verteilt, dass ein idealer Schlag entsteht. Wenn dein Tag zerstückelt ist, musst du die “Sweet Spots” in deinem Terminkalender ermitteln. Das könnten längere Abschnitte ununterbrochener Zeit sein oder Zeiten, an denen du mehr Energie aufbringen kannst. Wenn du diese Zeiten kennst, lass nicht zu, dass du sie mit Aufschieberei oder unwichtigen Aufgaben vergeudest.

In Jochen’s Blog hat Tom Schimana noch einen guten Tip hinterlassen: grade wenn man eine Arbeit kurz (oder auch lang) liegen lassen muß, um sich einer anderen Aufgabe zu widmen: speichern nicht vergessen!

Danke Jochen, danke Scott!

1. das optimale Zeitmanagement...
2. “Things” per git und der iDisk syncen...
3. Papier als Software?...

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